Uredna dokumenta

I pored svih priča o elektronskom poslovanju, savremena firma svakodnevno generiše sve veću količinu papirnih dokumenata. Podaci govore da se broj dokumenata u preduzećima svake godine u proseku duplira, a da svaki zaposleni gubi po 2 sata dnevno zbog nesređene ili neažurne dokumentacije. Još je šokantniji podatak da blizu polovine radnog vremena u preduzećima odlazi na pronalaženje, sređivanje i prosleđivanje dokumenata, a i pored sveg tog utrošenog vremena svaki četrnaesti dokument netragom nestane. Piše: Marko Herman Izvor: PC PressSavremena tehnologija je odavno &quot;napala&quot; ovaj problem: sistemi za upravljanje dokumentima razvijaju se već godinama, a domaća kompanija OSA razvila je i sopstveno rešenje UniDocs EDMS. U pitanju je softver koji preduzećima omogućava da kreiraju dokumente i kasnije njima upravljaju, a pri tom se UniDocs integriše sa informacionim sistemom koji preduzeće koristi ili planira da nabavi u budućnosti. Skalabilnost UniDocsa omogućava da se sistem uspešno koristi i u malim i srednjim preduzećima sa par desetina zaposlenih, kao i u velikim sistemima sa više hiljada korisnika. Sama delatnost preduzeća nije od važnosti za funkcionisanje UniDocsa, a korisnici sistema brzo se navikavaju na rad u novom okruženju i u kratkom roku su u mogućnosti da povećaju produktivnost. Ovo rešenje podržava vodeće baze podataka Oracle i Microsoft SQL Server, a lako se integriše sa Windows operativnim sistemom, Microsoft Office paketom i Autodesk-ovim proizvodima. UniDocs dokumente standardizuje po izgledu, strukturi, opisu i načinu klasifikacije i grupisanja, a omogućava da kreiranje, obrada i distribucija dokumenata postanu efikasne i sigurne procedure. Program vodi i kompletan istorijat događaja vezanih za dokumente i obezbeđuje logičan redosled rada sa njima. Pri tom, on vodi računa o međuverzijama u toku obrade, kao i o arhiviranju dokumenata sa kojima je rad završen. Arhivu dokumenata moguće je pretraživati po više kriterijuma i tako skoro trenutno naći svaki dokument koji je prošao kroz pravilan proces rada. Bitan aspekt rada UniDocsa vezan je i za dodeljivanje prava korisnicima, tako da ne može bilo ko da otvori svaki dokument. Ovaj segment sistema omogućava dodeljivanje i kontrolisanje dozvola pristupa i rada sa dokumentima, a istovremeno obezbeđuje da svaki korisnik radi sa kopijom dokumenta tako da original ostaje bezbedan u slučaju bilo kakvog problema sa računarom korisnika.Nove mogućnostiUniDocs u verziji 6 sadrži mnoge nove funkcije, osmišljene tako da poboljšaju fleksibilnost, funkcionalnost i produktivnost celokupnog okruženja. Neki od noviteta odnose se na poboljšanje funkcija koje korisnici svakodnevno upotrebljavaju (modul Klijent), a neki su vezani za module kojima se definiše struktura konkretnog dokumentacionog sistema (Metadizajner). Klijent i Administrator aplikacije su u novoj verziji postale komponentne sistema, što nije vidljivo korisniku, ali dopirnosi pouzdanosti, brzini i stabilnosti rada UniDocsa. Modulu Klijent dodata je opcija Alarm, koja omogućava vezivanje zvučne i tekstualne poruke za radnje obavljene nad nekim dokumentom. Moguće je alarm vezati i za vremenski period u kojem se ne desi očekivana radnja. Ova opcija dodaje ikonu u systray preko koje vizuelno obaveštava korisnika o promenama, a desnim klikom na ikonu dobija se i zgodan meni preko kojeg je moguće otvoriti UniDocs aplikaciju, pristupiti opcijama za podešavanje alarma, aktivirati proveru promena nad dokumentima, ponovo prikazati poslednju poruku, videti da li je aplikacija Alarm aktivna, te isključiti ovaj program. Kroz opcije je moguće zadati period u kojem će se vršiti provera izmena nad dokumentima, odrediti zvučni alarm ili odrediti jezik aplikacije (dostupni su srpski, engleski i slovenački). UniDocs 6 unapređuje izgled glavnog prozora Klijent aplikacije. Uz meni liniju se sada nalazi traka sa ikonama podeljena u tri grupe, po jedna za ulaznu i izlaznu korpu i radnu zonu. Grafičko rešenje ikona je takvo da nedvosmisleno asociraju na funkciju koju pokreću kako bi se korisnici brže i lakše prilagodili radu sa prečicama tog tipa. Značajna novina je vezana i za korišćenje elektronskog potpisa, koje bi u Srbiji uskoro trebalo da otpočne. Da bi UniDocs mogao da koristi potpise, neophodno je da postoje pravila za potpisivanje u XML obliku, liste opozvanih sertifikata (CRL liste) i serveri sa kojih se uzima tačno vreme. Potpisivanje se lako obavlja kroz interfejs klijentske aplikacije UniDocsa, kroz opcije vezane za overu dokumenta. Ako korisnik odabere da je saglasan sa dokumentom, pojaviće se prozor kroz koji može odrediti kojim potpisom će overiti taj dokument, a on dobija crveni pečat u uglu kao oznaku te overe. Naravno, moguće je i ukloniti potpis pre slanja dokumenta. Treba pomenuti i nove mogućnosti za rad sa arhivom dokumenata. Najbitnije je da ovaj modul sada omogućava čuvanje dokumenata u skladu sa domaćom zakonskom regulativom. Pored toga, mogućnosti izvoza dokumenata iz arhive su značajno proširene: osim samog dokumenta, arhiva daje i XML fajlove koji sadrže sve bitne podatke o dokumentu, poput datuma kreiranja, atributa, klase dokumenta, istorije njegovih izmena itd. O kvalitetu UniDocs rešenja govori i činjenica da je sistem potpuno kompatibilan sa zahtevima ISO 9000 standarda kvaliteta, ali i priznanje dodeljeno od strane Ministarstva trgovine i usluga, dnevnog lista &quot;Pregled&quot; i Privredne komore Srbije. U pitanju je nagrada &quot;Najbolje robne marke Srbije&quot; za 2007. godinu u oblasti informacionih tehnologija, a ujedno i garancija da izborom ovog rešenja preduzeća neće pogrešiti.